Entenda por que contratar uma empresa de eventos corporativos




Você vai organizar algum evento importante na sua empresa?


Pode ser desde uma festa até um seminário ou uma palestra, para realizar um evento as responsabilidades são muitas. Afinal, há o planejamento, o buffet, o local, os participantes, os convidados e muitas outras coisas para se lidar. 


Portanto, contar com uma empresa de eventos corporativos é uma das escolhas mais inteligentes para não sobrecarregar você nem sua equipe.


Já pensou nessa possibilidade? Neste post, você vai entender o que uma empresa de eventos corporativos pode fazer por seu negócio. Confira:


Por que contratar uma empresa de eventos corporativos?


Deixar de lado as funções rotineiras (que já são muitas!) para organizar seminários e eventos pode ser extremamente estressante para sua equipe.


Veja como uma empresa de eventos corporativos pode auxiliar a sua sem sobrecarregar outros colaboradores:


Profissionalização do evento


Um evento é uma grande chance de mostrar o profissionalismo de sua empresa. No entanto, se você não tiver uma equipe especializada para isso, as chances de que muitos erros aconteçam é enorme.


Lembre-se também de que seus colaboradores já têm atribuições corriqueiras, que precisam resolver. Portanto, eles terão que parar suas tarefas ou cumprir horas extras para lidar com todas as funções, o que pode sobrecarregá-los e atrasar o andamento da empresa.


Uma empresa de eventos corporativos conta com profissionais experientes e especializados em festas, treinamentos, workshops, conferências e palestras — ou seja, em tudo o que uma organização costuma promover.


Portanto, esses profissionais já conhecem os melhores fornecedores para todos os detalhes do seu evento, seja ele qual for, além de fazer um orçamento pensando no melhor custo-benefício.


Qualificação do evento


A empresa de eventos corporativos será responsável por garantir a alta qualidade do seu evento.


O papel dessa empresa não é apenas o de auxiliar na organização (que já é muita coisa), mas também o de fazer o planejamento. Junto com os gestores da empresa contratante, os profissionais vão decidir qual o objetivo que seu negócio busca com o evento.


A partir disso, torna-se mais fácil escolher:


  • qual o melhor tipo de evento para alcançar esse objetivo;

  • quais ações seriam interessantes para superar as expectativas dos participantes;

  • quais produtos/serviços devem constar;

  • qual a proporção do evento.


Redução de custos


Em um primeiro momento, pode parecer que contratar uma empresa de eventos corporativos é ter mais uma despesa, porém não é bem assim. Vamos analisar.

Você tem duas opções caso queira criar eventos na sua empresa:


  • contratar profissionais especificamente para isso;

  • delegar essas funções a outros colaboradores.

Como a equipe de eventos pode ficar sem funções durante o período pós-evento, a maior parte das empresas não conta com ela. Portanto, é comum que as empresas deleguem essas tarefas a outros colaboradores. No entanto, essa não é a melhor decisão.


Além do estresse, os profissionais terão que ser treinados para fazerem a gestão dos eventos — o que demanda tempo. Depois, como não é um trabalho com o qual estão acostumados, poderão tomar decisões que acarretarão em gastos desnecessários, produtos e serviços equivocados e, consequentemente, trabalhos multiplicados.


Outro detalhe é que, se o evento for para o público interno, os colaboradores envolvidos não poderão desfrutá-lo. Por fim, sua empresa pode sofrer com problemas trabalhistas por desvio de função.




Divulgação


Nas ferramentas de comunicação interna, é possível que você mesmo faça a divulgação do seu evento. Caso você deseje que o evento tenha participação externa, pode contar com o auxílio da empresa de eventos corporativos.


Geralmente, elas contam com uma equipe especializada em comunicação externa, que planeja a divulgação, cria o material gráfico e adapta a linguagem da empresa ao público.


Além disso, esse serviço também responsabiliza-se pela assessoria de comunicação, comunicando-se tanto com seus clientes quanto com a imprensa.


Assistência e redução de riscos


Ao contratar a empresa, ela estará completamente pronta para prestar qualquer assistência que seja necessária em relação ao evento.


Durante um evento, é comum que aconteçam imprevistos. Problemas nos brindes, falhas técnicas, apresentações que não rodam, erros do fornecedor e alterações na programação são alguns exemplos. Embora alguns problemas possam ser contornados tranquilamente, nem todos podem ser resolvidos com facilidade.


Quando você não conta com um auxílio especializado, fica muito mais difícil reorganizar tudo sem sofrer outra perda por tabela. Se esses problemas forem percebidos pelo público, o resultado é ainda pior, como consequência, a imagem da sua empresa pode ser manchada.


A vantagem de uma empresa de eventos corporativos é a sua astúcia, afinal, ela não só está acostumada a contar com cartas na manga na hora de imprevistos, mas também sabe como evitá-los. Portanto, o ideal é contratar uma que já tenha uma reputação no mercado — é sinal de que ela não apenas contornou muitos problemas, como também os preveniu.


Dedicação exclusiva


Quando você contrata uma empresa de eventos corporativos, é como se estivesse contando com uma equipe de eventos na sua empresa, mas com uma dinâmica diferente. Do planejamento ao resultado, você vai contar com uma assistência profissional e especializada. Portanto, poderá aproveitar o evento tranquilamente.


Como você percebeu, uma empresa de eventos corporativos otimiza o tempo e até os recursos financeiros do seu negócio. Além disso, tira a sobrecarga de trabalho dos seus colaboradores, fazendo com que eles possam trabalhar melhor e mais motivados.


Mas para que tudo dê certo, invista em uma empresa de credibilidade, que esteja acostumada a lidar com eventos empresariais regularmente.


E se você pretende realizar um Evento Corporativo em Volta Redonda, o lugar ideal para esse acontecimento é o Galpon. Agende um horário

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