Como garantir o sucesso de um evento corporativo


As companhias já perceberam o potencial dos eventos corporativos em termos de estratégia de marketing. Essas ocasiões são úteis no processo de atração e fidelização de clientes, na melhoria do relacionamento com fornecedores e parceiros externos, além de potencializarem os resultados de treinamentos de funcionários.


Não há fórmula mágica para o sucesso de um evento corporativo. Tudo depende de planejamento, organização e muito trabalho. No entanto, há uma espécie de plano de ação consagrado pelas empresas do setor.


Perfil


Antes de planejar a atividade, é necessário ter clareza sobre o objetivo e o público alvo do evento. No caso do lançamento de um produto, há a necessidade de produzir material capaz de estimular a interação dos convidados com a empresa. O conteúdo deve ser de entretenimento informativo.


Se o objetivo é estreitar o relacionamento com parceiros externos, a estratégia mais indicada consiste em oferecer informação relevante sobre o negócio e os benefícios decorrentes da atuação conjunta. Cada um dos convidados deve se sentir parte importante de uma atividade econômica.


Mas o que fazer no caso de um treinamento de funcionários? A concepção do evento privilegiará atividades que promovam a participação e estimulem a descontração. Esse momento também representa uma excelente oportunidade para a promoção de ações internas da empresa.


Plano de ação


A organização do evento corporativo requer atenção na elaboração de um plano para sistematizar as ações. Independentemente do porte da atividade, tudo deve ser organizado de forma a evitar erros e antecipar situações críticas. Eis as principais etapas do plano de preparação de um evento empresarial:


1- Orçamento


A verba disponível deve se adequar ao porte do evento. Muitas vezes o cliente desconhece a composição dos custos e pensa em formatos incompatíveis com o budget. O responsável pela produção pode oferecer soluções alternativas ou mostrar a impossibilidade de realização do evento com o volume de recursos alocados.


2- Planejamento


Quanto maior a antecedência, melhores serão as condições para reservar local, pesquisar fornecedores, alugar equipamentos, contratar equipe de cerimonial e negociar preços e prazos de pagamento. Há ainda a necessidade de checar a necessidade de documentos como licenças, seguros, alvarás etc.


3- Informações registradas


Todo o processo de organização deve ser documentado: negociações encaminhadas, contratos fechados, preços e prazos acordados, obrigações e direitos dos envolvidos (cliente, empresa organizadora e fornecedores) e contatos com atrações especiais. Isso permite estabelecer mapas de acompanhamento das tarefas, monitorar prazos e solucionar pendências rapidamente.


4- Público


A grande “estrela” do evento é o público. Garantir que ele tome conhecimento da programação tem absoluta importância. Por isso, a divulgação deve começar 40 dias antes do evento. A estratégia depende do perfil dos convidados e do objetivo da atividade.

Mas algumas alternativas costumam apresentar bons resultados: criação de hot site, campanha de e-mail marketing e uso das redes sociais com a divulgação de informações como data, horário, endereço, mapa de localização e pequenas pílulas que agucem o interesse em participar.


5- Materiais e brindes


O conceito dos materiais utilizados e dos brindes oferecidos aos participantes deve manter a coerência com a proposta do evento. Imagine o constrangimento causado em um seminário sobre sustentabilidade em que impressos não utilizam papel reciclado.


6- Montagem


Esta etapa requer atenção especial, principalmente com as questões relativas à segurança. Altura de telões, ligações elétricas, instalação de equipamentos e posicionamento da equipe de prevenção de incêndio são detalhes importantes.


7- Transporte


A organização do evento só contratará empresas devidamente legalizadas e em dia com exigências de fiscalização. Evite recorrer a autônomos, pois muitos atuam de forma clandestina.


8- Véspera


Toda a estrutura deve estar montada, para a realização de testes. Os ensaios revelam falhas de montagem ou a necessidade de ajustes. O ideal é tentar reproduzir o máximo possível as condições do evento.


9- Dia D


No dia do evento, um representante da empresa organizadora ficará encarregado de acompanhar o cliente, recebendo pedidos do contratante, identificando possíveis insatisfações e buscando resolvê-las rapidamente. Um membro da equipe cuidará das demandas apresentadas pelo mestre de cerimônias. Atenção especial na recepção dos convidados, que devem receber todas as informações necessárias sobre o evento, além do material produzido.


10- Pós-evento


O trabalho de organização do evento corporativo não se encerra no dia da atividade. Ainda há relatórios e prestações de contas que precisam ser elaborados e entregues ao cliente. Além disso, esse momento serve para avaliação dos acertos e falhas.


Para a empresa responsável por produzir eventos corporativos, o sucesso de um seminário ou de uma convenção pode ser medido pela satisfação do cliente e pela reação do público. Mas o êxito depende basicamente do grau de organização e planejamento das diversas tarefas que envolvem a preparação do evento. O ideal é fugir do improviso e tentar se antecipar aos problemas.


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